DATEV Export

Im Tab DATEV Export kannst du die Zeiterfassungsdaten deiner Mitarbeiter als DATEV-kompatible Datei exportieren. Die Exportdateien lassen sich direkt in DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt (LuG) importieren.

Voraussetzung

Bevor du den ersten Export durchführst, solltest du unter Einstellungen > DATEV die Beraternummer, Mandantennummer und ggf. eigene Lohnarten-Codes hinterlegen. Ohne diese Angaben fehlen im Export wichtige Kopfdaten.

Zeiten exportieren

Der Sub-Tab Zeiten zeigt die aggregierten Stunden aller Stundenlöhner für den gewählten Monat. Die Tabelle enthält folgende Spalten:

• Nachname / Vorname / Pers.-Nr.: Mitarbeiterdaten
• Arbeitsstunden: reguläre Arbeitszeit
• Arbeitsstunden (Minijob): Arbeitszeit auf Minijob-Basis
• Überstunden: geleistete Überstunden
• Urlaubsstunden: genommene Urlaubsstunden
• Krankstunden: krankheitsbedingte Ausfallstunden
• Feiertagsstunden: Stunden an Feiertagen
• Sonntagsstunden: Stunden an Sonntagen
• Nachtzuschlag: Stunden innerhalb des Nachtzuschlag-Fensters

Werte manuell anpassen

Jede Zelle in der Tabelle ist editierbar. Klicke auf einen Wert, trage die korrigierte Stundenzahl ein und bestätige mit Enter. Überschriebene Werte werden farblich hervorgehoben (blauer Hintergrund), damit du sofort siehst, welche Zeilen manuell angepasst wurden.

Export starten

1. Öffne den Tab DATEV Export
2. Wähle mit den Pfeiltasten den gewünschten Monat und Jahr
3. Prüfe die Tabelle und passe Werte bei Bedarf an
4. Klicke auf LODAS Export oder LuG Export

Die Datei wird automatisch heruntergeladen:

• LODAS: eine TXT-Datei im LODAS-Importformat (LODAS_ZE_Firmenname.txt)
• LuG: eine ZIP-Datei mit TXT und INI-Datei (LuG_ZE_Firmenname.zip), die du direkt in DATEV Lohn und Gehalt importieren kannst

Krankheitstage exportieren

Wechsle zum Sub-Tab Krankheitstage, um die Krankheitszeiten aller Mitarbeiter (nicht nur Stundenlöhner) zu exportieren. Die Tabelle zeigt:

• Nachname / Vorname / Pers.-Nr.
• Von / Bis: Zeitraum der Krankmeldung
• Tage: Anzahl der Krankheitstage
• Mit AU: ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt (Ja/Nein)

Das Feld Mit AU kannst du direkt in der Tabelle per Dropdown ändern. Der Wert bestimmt den Fehlzeitengrund im Export:

• Ja (mit AU): Fehlzeitengrund 103 (Krankheit mit AU)
• Nein (ohne AU): Fehlzeitengrund 33 (Krankheit ohne AU)

Krankheit-Export starten

1. Wechsle zum Sub-Tab Krankheitstage
2. Wähle Monat und Jahr
3. Prüfe die Einträge und setze Mit AU korrekt
4. Klicke auf LODAS Export oder LuG Export

Die Datei wird heruntergeladen:

• LODAS: LODAS_Krankheit_Firmenname.txt
• LuG: LuG_Krankheit_Firmenname.txt

Dateiformate im Detail

LODAS-Format

Die LODAS-Exportdatei enthält einen Header mit Beraternummer und Mandantennummer sowie eine Satzbeschreibung. Die Bewegungsdaten enthalten pro Zeile: Personalnummer, Abrechnungszeitraum, Betrag, Buchungsschlüssel, Lohnarten-Code und Kostenstelle.

LuG-Format

Der LuG-Export erzeugt eine ZIP-Datei mit zwei Dateien:

• TXT-Datei: Kopfzeile mit Beraternummer, Mandantennummer und Monat/Jahr, gefolgt von den Buchungszeilen
• INI-Datei: Formatbezeichnung für den DATEV-Import

Beide Formate verwenden die Zeichenkodierung Windows-1252, damit Umlaute in DATEV korrekt dargestellt werden.

Tipps

• Klicke auf einen Mitarbeiternamen, um direkt zu dessen Personalakte zu springen
• Oben rechts im DATEV-Export-Tab findest du den Link DATEV Einstellungen, um schnell zur Konfiguration zu gelangen
• Die Daten basieren auf den freigegebenen Schichten und Abwesenheiten. Stelle sicher, dass der Monat abgeschlossen ist, bevor du exportierst
• Wenn die Beraternummer oder Mandantennummer fehlt, werden im Export Platzhalter verwendet (bei LuG: 999999 / 99999)